Maîtriser votre communication interne en 5 étapes clés

5 clés pour maîtriser sa communication interne

Plan de communication interne, stratégie de communication interne, outils de communication interne… Il y a de nombreux moyens de le dire, seulement si vous recherchez une solution pour mieux comprendre et être compris au sein de votre entreprise, voici les pré-requis  en 5 points clés. La communication interne c’est à la base un message destiné à l’interne. Même si quand on l’évoque on parle souvent de supports de communication type (newsletter) ou encore l’évènementiel (team building). Cet article se destine donc principalement sur les messages internes et tout ce qui gravite autour.

Clé #1 : connaître les types de messages de communication interne

Pour commencer, il existe différents types de messages interne au sein de chaque organisation qu’il est intéressant de comprendre et d’appréhender individuellement.

Ces 4 types de messages internes sont à ce jour tous utilisés ou presque au sein de chaque entreprise, que cela soit des TPE, PME, ETI ou TGE.  

Sans classement spécifiques, on retrouve : les messages stratégiques, les messages opérationnels, les messages du quotidien et les messages obligatoires.

Il y a quelques mois , Socle a réalisé une enquête sur la vision et les attentes de la communication interne auprès des PME (vous trouverez les résultats de l’enquête ici). Cette étude a notamment permis de mettre en avant les attentes des équipes sur les 3 premiers messages cités. 

Pour autant, on évoque rarement les messages obligatoires à diffuser au sein de l’entreprise. Hors ils sont selon moi la première marche vers la mise en place d’une communication interne impactante.

Qu’est ce que les messages obligatoires ? 

On entend ici en communication interne, l’affichage obligatoire de l’entreprise, des syndicats, délégation du personnel ou bien du CSE (anciennement comité d’entreprise). J’y inclus également les notes de services. 

Cette première clé de la communication interne permet d’avoir conscience qu’un type de message ne se construit ni ne se diffuse de la même manière.  On n’annonce pas en interne un message stratégique comme un message au opérationnel.

Clé # 2 : Construire correctement un message

Communication interne équipe Socle

 

Généralement lorsque l’on parle de construction d’un message, on pense à l’expéditeur, au message et au destinataire. C’est exact mais ce n’est pas simple. rassurez-vous, ce n’est pas compliqué non plus ! 

 

Cela peut paraître du bon sens seulement je préfère le préciser : une information n’est pas un message. L’information et une des données principales qui servira à la construction du message. Nous allons nous attarder sur les 3 principales.

Nul besoin d’être un spécialiste en stratégie en communication interne pour s’approprier la méthode suivante. Pour bien construire un message la première étape à prendre en compte et de savoir qui va diffuser l’information. La deuxième étape est de savoir quelle est exactement l’information en elle-même que l’on souhaite diffuser. Enfin il est important (toujours avant la construction du message) de savoir qui sera le destinataire de cette information.

Cette deuxième clé amorce vous propose ainsi 3 étapes IN-DIS-PEN-SA-BLE pour bien construire votre message iil est déjà plus simple de mieux construire son message interne  sachant bien évidemment interne. On ajoutera qu’au préalable : on a d’ores et déjà catégorisé l’information selon le type de message.

Clé #3 : Diffuser judicieusement le message

La diffusion d’un message et une étape aussi importante (voire selon les cas) plus importante que la construction du message en elle-même. Pourquoi ? 

 

Annoncer un changement stratégique et que seuls certains salariés y ait accès alors que tous sont concernés est une erreur : cela va naturellement créer des tensions entre les collaborateurs et les cadres/dirigeants. Il arrive aussi parfois que cela crée des tensions entre les collaborateurs eux-mêmes ! Ainsi, il est important de prendre en compte la temporalité, le moyen de communication et enfin le type de support de diffusion.

 

Certains messages opérationnels par exemple ne sont destinés qu’à une partie des collaborateurs. Ils peuvent donc être diffusés de plusieurs manières sans que cela pose des difficultés. Dans d’autres cas cependant, un message doit être connu de tous au même moment et c’est la raison pour laquelle une diffusion écrite est vivement conseillée.

Clé # 4 s'assurer de la bonne compréhension du message

Et oui ! une fois que l’on a communiqué en interne, on pense que l’on a terminé le travail mais non ! C’est une erreur que l’on fait fréquemment. C’est comme si on pensait qu’il suffisait de faire une recette de cuisine, mettre le gâteau au four sans penser à vérifier sa cuisson !! 

Le fait de s’assurer de la bonne compréhension du message et une étape parfois oubliée. Une fois  communiqué, le message ne sera malheureusement pas intégré naturellement. Seulement, c’est à l’expéditeur du message d’être vigilant lors de sa diffusion et de s’assurer de la bonne compréhension de celui-ci pendant et après la diffusion.

Maitriser votre communication interne - Socle

Pourquoi est-il nécessaire de s’assurer de la bonne compréhension d’un message ?  
On sait aujourd’hui qu’un message généralement circule : cela s’appelle d’ailleurs de manière informelle « radio interne ».

Les messages circulent qu’on le veuillent ou non. Peut-être avez-vous l’impression dans votre entreprise que seuls les messages « non maîtrisés » circulent rapidement (voire très rapidement) ?

Il est très compliqué aujourd’hui de maîtriser cette radio interne. Être vigilant et s’assurer de la bonne compréhension du message permettra de ne pas laisser une mauvaise interprétation prendre de l’ampleur et créer ainsi des tensions en interne.

Clé # 5 : s'assurer que le message est cohérent avec le savoir-être de l’entreprise

Cette dernière clé pourrait être la première. Il est selon moi plus qu’important d’être capable d’adapter sa communication interne à la culture de son entreprise, à son savoir-être.

C’est notamment une des raisons pour lesquelles Socle travaille à la fois sur la stratégie de communication interne et sur la valorisation du savoir-être des organisations.

Ce serait un non-sens de calquer un mode de communication ou une stratégie de communication interne à toutes les entreprises.

Chaque structure à ses propres mots, ses propre habitudes et sa propre façon de fonctionner.

C’est grâce à la cohérence des messages diffusés et du savoir-être de l’entreprise que l’on peut sans aucun doute mieux appréhender et maîtriser sa communication interne.

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