6 outils indispensables (et gratuits) pour faciliter votre vie au travail

Si vous cherchez des astuces pour faciliter votre organisation au travail, vous êtes au bon endroit. Voici 5 outils digitaux très simples d’accès qui simplifient radicalement votre travail et votre organisation. Et en plus, certains d’entres eux sont très pratiques également pour sa vie personnelle. 

Dans cet article, vous découvrirez des outils digitaux 100 % gratuits. Certains sont des versions gratuites satisfaisantes et très utiles. Je les utilise moi-même tous les jours. On rappelle quand même qu’il faut disposer d’une connexion internet. Mise à part cette condition, ce n’est pas sorcier à utiliser.

On notera qu’il existe pour la plupart des outils présentés des équivalents qui sont également gratuits. 

Bonne découverte ! 

 

Disponibles et synchronisables gratuitement sur tous vos supports.

#1 Slack

Vous en avez marre de vous envoyer des milliers de mails en interne pour vous transférer des documents ? 

Quand vous recherchez une info, vous êtes perdu par tout l’envoi de mail, dont certains ne contiennent que « ok » ou « Redis-moi »  ?

Bonne nouvelle, voici Slack, l’outil idéal en interne !  Cette application gratuite et très simple d’usage est disponible sur tous les supports : ordinateur, mobile ou tablette. 

Vous pouvez échanger avec l’ensemble des équipes en une seule fois grâce à l’onglet #général ce qui est très appréciable pour déployer une communication interne. 

Vous pouvez aussi envoyer des documents que vous n’avez qu’à glisser dans la fenêtre  ! 

Vous pouvez échanger également avec une seule personne ou bien en groupe définit en amont.

#2 One Note

Vous êtes une personne qui a besoin de prendre des notes régulièrement et qui ne part jamais à une rendez-vous avec un cahier ? 

Vous devez rencontrer les mêmes problèmes que moi : 

  1. Vous passez un temps fou à retaper vos notes
  2. Vous ne retrouvez jamais l’information que vous cherchez ! 

One Note, issue de Microsoft Office, est un outil digital qui facilitera grandement votre quotidien ! 

En vous créant un compte gratuit, vous pouvez créer des blocs-notes avec à la fois des chapitres et des notes. 

Pour ma part, je travaille avec une petite dizaine de blocs où TOUTES mes notes son regroupées : de mes rendez-vous clients à mes formations ou encore à la création de mes offres; tout est centralisé au même endroit. 

Très bien pensé, l’usage vous sera familier car il est similaire à Microsoft Word. Vous pouvez faire directement des tableaux, dessinez ou écrire directement avec votre stylet. 

#3 Doodle

Vous trouvez que vous passez beaucoup trop de temps à caler des rendez-vous avec vos collègues, vos collaborateurs, vos fournisseurs ou vos clients ? 

Il est vrai que c’est une véritable  gymnastique intellectuelle pour réunir 5 personnes !

C’est à ce moment qu’il convient de vous introduire Doodle.

En quelques clics, vous proposerez plusieurs dates avec des horaires différentes et vous envoyez l’ensemble de vos disponibilités à tout le monde directement par mail ou par texto en copiant l’URL. 

En fonction du plus grand nombre de retour, vous validerez très facilement la date de l’évènement en question. Un gain de temps pour vous et pour les invités

Sa version gratuite est très simple d’accès, il vous suffit de vous laisser guider.    

#4 Any.Do

Vous aimez voir que vous êtes productif dans votre journée ? 

Je m’adresse ici aux personnes qui ont besoin de lister leur tâches pour être sûr de ne rien oublier. Et sans se le cacher, pour avoir le plaisir de cocher ou de rayer la tâche à peine effectuée. 

Any.do a pour moi été une révélation ! Très simple d’utilisation, représentant tout simplement un tableau par ordre de priorité, vous pourrez glisser une tâche pour demain, mettre une alarme pour y penser. 

Vous avez également la possibilité de le synchroniser avec vos rappels (sur iOs) et d’y intégrer votre calendrier. 

Des pré-listes sont déjà conçues telle que la liste de courses. Vous pourrez bien entendu créer vos propres listes et voir le plaisir de voir « répondre à mes mails » devenir « répondre à mes mails ».

A avoir dans votre barre de favoris de votre ordinateur.

#5 Small PDF

Est-ce que ça vous est arrivé d’avoir une pièce jointe trop lourde pour envoyer votre mail ? 

C’est agaçant ! il est possible de passer par des solutions efficaces telles que We Transfer qui vous permet d’envoyer gratuitement jusqu’à 2 go. 

Il existe une autre solution, gratuite elle aussi qui consiste à compresser votre fichier en ligne  : Small PDF. 

Vous glissez votre fichier, et vous le téléchargez plus léger, compressé. Vous serez sans doute surpris du poids que l’on peut retirer sans baisser la qualité.  

Autre bonne nouvelle, Small PDF vous permet aussi de passer un PDF à remplir en Word, de diviser ou de fusionner vos PDF.

Pratique, non ? 

Application à avoir dans votre mobile.

#6

On est d’accord, envoyer des documents par mail est plus simple et aujourd’hui plus pratique que par courrier… 

Sauf quand il s’agit de scanner… Aller au Scanner, pensez à prendre une clé USB si votre ordi n’est pas connecté dessus… Bref, beaucoup de manipulations pour une tâche qui est censée être simple ! 

Des applications mobiles existent et je voulais vous présenter celle que j’utilise (toujours en version gratuite). Avec votre téléphone, vous scannerez directement votre ou vos documents ! 

Vous aurez la possibilité de retravailler la taille du document.  Ils seront numérisés au format JPG ou PDF selon vos besoins. 

En mode « singulier » ou « par lots » vous pourrez l’envoyer directement de l’application par mail, ou sur toute autre application qui peut recevoir des fichier JPG ou PDF (telle que Slack ou one Note par exemple). 

Et vous, qu’utilisez-vous pour Simplifier et Optimiser votre quotidien ?

N’hésitez pas à partager cet article si vous l’avez trouvé pertinent.